sábado, 15 de maio de 2010
PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DO AMBIENTE DE TRABALHO
Organização segundo o dicionário Houaiss trata-se do conjunto de normas e funções que tem por objetivo propiciar a administração de uma empresa. Organização pode ser definida também como ordenação das partes de um todo.
Planejamento e Organização são interdependentes; um não existe sem o outro, segundo TEIXEIRA e MINK (Revista Secretária Executiva, 2000).
Para que possamos realizar um planejamento que seja eficaz, devemos considerar as prioridades. Todas as atitudes racionais evidenciam, mesmo de forma subjetiva, uma ordem de prioridades. Até mesmo quando planejamos comprar um par de sapatos.
Assim, o essencial é ordenar as prioridades, segundo alguns critérios:
- urgência;
- que envolva menor custo;
- praticidade;
- grau de dificuldade ou facilidade;
- prazer;
Portanto, não se pode priorizar tarefas sem priorizar critérios. Então, o que é mais importante neste processo?
- tempo de execução?
- custo de execução?
- qualidade do produto final?
Se a sua escolha (ou a escolha da política da empresa em que trabalha), por exemplo, for QUALIDADE DO PRODUTO FINAL, flexibilizamos o tempo e o custo.
QUALIDADE NA ORGANIZAÇÃO
Para iniciar seu “Plano de Organização”, é importante que o profissional tenha consciência de que vão acontecer dois movimentos, que podem ocorrer separada ou simultaneamente, dependendo da sua história de vida: um movimento externo e um movimento interno.
Por ser mais concreto, a maioria das pessoas, profissionais e empresas começam pelo movimento externo. A curto prazo, ele é mais visível, além de poder ser exercitado com o suporte de várias ferramentas:
- organização de espaços;
- organização de mesas;
- organização de arquivos;
- organização de agendas;
- organização de quadros de projetos e metas;
- organização de métodos de trabalho.
O movimento interno, às vezes, é protelado, adiado ou até nem considerado, mas esse movimento interno é determinante para que o processo aconteça, sem atalhos, desvios ou rupturas. É a atitude, a opção em escolher organização, que é um processo de mudança (como o desenvolvimento de disciplina, autoconfiança, autoestima, marketing pessoal e profissional, etc.).
Uma das palavras de ordem do mercado de trabalho e do mundo globalizado é velocidade. Para atingi-la, um dos caminhos utilizados é o da organização.
Qualidade é também um imperativo no momento atual. Pesquisas de consultores de qualidade informam que um dos itens que mais reprovam as empresas no processo de certificação é a dificuldade de levantar dados, acessar informações, comprovar processos: tudo devido à falta de organização.
O profissional secretário é vital no processo de organização e na implantação dessa cultura na empresa. Isto se dá a partir da sua auto-organização e da sua área de atuação. Novamente, constatamos a relação do conhecimento do todo para poder fazer a parte.
Em resumo, a organização é um processo de mudança gradativa. Tal processo envolve habilidades, métodos, ferramentas e disciplina, é um caminho de aprendizagem permanente, no terreno das conexões internas e externas. É uma janela que todos precisam saber abrir e fechar, com a agilidade que o mundo dos negócios impõe.
SERVIÇO DE PLANEJAMENTO
Serviço de Planejamento é encarregado de dirigir a ação. O papel do Serviço de Planejamento consiste em:
- prever: as dificuldades que se apresentarão à aplicação do plano de trabalho;
- organizar: preparar o pessoal e o material em tempo oportuno.
- comandar: desencadear as intervenções das diferentes engrenagens da empresa, das oficinas, das seções de produção.
- coordenar e harmonizar os esforços de todos para aumentar a produtividade do pessoal e dos meios de produção.
- controlar, de modo permanente, o andamento do trabalho e a utilização dos materiais.
Os meios empregados em planejamento colocam em evidência as razões pelas quais a quantidade de trabalho executada é inferior à prevista pelo plano fixado pela Diretoria. Da apreciação das causas e efeitos, assim como de sua relação com o tempo, deduzem-se ensinamentos úteis para o futuro:
- para evitar as paradas por falta de máquinas, materiais, dispositivos, ferramentas e pessoal;
- para evitar os atrasos de funcionamento ou realização;
- para reduzir os estoques;
- para reduzir as movimentações;
- para respeitar os prazos.
BIBLIOGRAFIA
HEMÉRITAS, A. B. Organização e Normas. São Paulo: Atlas, 1995.
NEIVA, E. G; D’ELIA, M. E. S. As novas competências do profissional de secretariado. São Paulo: IOB, 2009.
Revista Secretária Executiva. Planejamento e Organização. Ed. Quantum, março/2000, n. 53,
sexta-feira, 14 de maio de 2010
CORRESPONDÊNCIAS EMPRESARIAIS
CORRESPONDÊNCIAS EMPRESARIAIS
Toda correspondência empresarial, seja uma carta, um relatório, um e-mail ou um ofício, tem sempre um ou mais dos objetivos abaixo:
Informar / Comunicar / Relatar
Pedir providências / Solicitar / Determinar
Convencer / Persuadir
Para chegar ao seu leitor e convencê-lo, faça uso da:
Objetividade: ir diretamente ao assunto
Concisão: produzir textos curtos e claros
Clareza: ser entendido por qualquer leitor.
Ambigüidades
Texto original: O ministro faz na vida pública o mesmo que faz na privada.
Texto reescrito: O ministro faz na vida pública o mesmo que faz na vida privada.
Chavões
NÃO USE | USE |
Cacófatos
Texto original: O chefe havia dado ordens para não recebê-lo.
Texto reescrito: O chefe deu ordens para não recebê-lo.
Contradições
Texto original: Eu sou totalmente contra a pena de morte. Na minha opinião, ela só deveria ser aplicada em casos de seqüestro e estupro.
Texto reescrito: Eu sou parcialmente contra a pena de morte. Na minha opinião, ela só deveria ser aplicada em casos de seqüestro e estupro.
Gerundismo
Texto original: Nosso gerente vai estar entrando em contato com o senhor e vai estar resolvendo o seu problema.
Texto reescrito: Nosso gerente entrará em contato com o senhor para resolver o seu problema.
CARTA COMERCIAL
A carta comercial não é só instrumento de comunicação de que se valem as empresas para relacionamento comercial, é também a imagem de quem ela representa. Por isso, não basta que transmita um conteúdo, mas que o faça de maneira que impressione bem.
ALFA do Brasil S.A.
Curitiba, 05 de novembro de 2005.
Bright Representações Ltda.
Departamento Financeiro
A/C Sr. José Pereira
Ref.: Pedido de reembolso.
Prezados Senhores:
Em razão do cancelamento do contrato n. º 123.456 firmado em 18.08.2003 entre esta empresa, solicitamos reembolso de R$ 8.000,00 (oito mil reais).
Esse reembolso deverá ser depositado no Banco Bradesco S.A., Ag. 001-9 (Osasco), C/C 999-
Agradecemos a atenção dispensada, colocando-nos à disposição para esclarecimentos adicionais.
Atenciosamente,
Angela Borges Scatolin Mota.
Secretária Diretoria Geral Adm. e Financeira
End.: R. do Infinito, 100 – Santa Felicidade – Curitiba/PR – 55436-000
Telefone (05541) 3237-0055 – Fax: (05541) 3237-0056 – Site: www.alfabrasil.com.br
Etiqueta Social e Profissional
“ETIQUETA: POR QUE PRECISAMOS DELA?”
Conhecer algumas regras de etiqueta é uma questão de sobrevivência no cenário social e empresarial. Ter bom senso, naturalidade, estilo e equilíbrio são os ingredientes para o caminho do aperfeiçoamento do convívio com as pessoas e com as situações a que nos deparamos e submetemos dia após dia.
A busca para se alcançar as regras de etiqueta não é o principal passo, mas a busca contínua na facilitação do cotidiano da vida, por meio de alguns preceitos básicos que nortearão o aperfeiçoamento do nosso estilo e da convivência com as pessoas em qualquer situação, pois nada melhor do que agradar o próximo, sem que antes nos sentimos bem em colocar isso em prática.
No ambiente social é necessário identificar o público em que iremos freqüentar, em um determinado momento, para então nos adequar corretamente, evitando assim futuras gafes. Como por exemplo, procurar saber o traje de um determinado evento para não ficarmos em evidência dos demais e evitando piores constrangimentos, pois fazer esse pré-questionamento não será desagradável, mas facilitador para ambas as partes do evento.
No ambiente empresarial a boa aparência é primordial para nos sentirmos bem e para imprimirmos uma imagem positiva perante os colegas de trabalho, os superiores e os visitantes, o que facilitará, até mesmo, um avanço profissional em sua carreira. Devemos, ainda, ser cordial com todos, sem distinção de raça, de níveis hierárquicos e de preferências à esportes e à religião, contribuindo dessa forma com o bem estar geral.
Portanto, valorizar a espontaneidade com sutileza em demonstrar suas habilidades de comunicação e de postura, explicitará com que percebamos a importância da etiqueta frente à esses preceitos que nos deparamos à prova, em tempo integral, pois sem ela seríamos excluídos e colocado à margem da convivência social e profissional.