PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DO AMBIENTE DE TRABALHO

Planejamento é a determinação de um conjunto de procedimentos, de ações, visando à realização de determinado projeto. Planejamento e organização são interdependentes um não existe sem o outro.
Organização segundo o dicionário Houaiss trata-se do conjunto de normas e funções que tem por objetivo propiciar a administração de uma empresa. Organização pode ser definida também como ordenação das partes de um todo.
Planejamento e Organização são interdependentes; um não existe sem o outro, segundo TEIXEIRA e MINK (Revista Secretária Executiva, 2000).
Para que possamos realizar um planejamento que seja eficaz, devemos considerar as prioridades. Todas as atitudes racionais evidenciam, mesmo de forma subjetiva, uma ordem de prioridades. Até mesmo quando planejamos comprar um par de sapatos.
Assim, o essencial é ordenar as prioridades, segundo alguns critérios:
- urgência;
- que envolva menor custo;
- praticidade;
- grau de dificuldade ou facilidade;
- prazer;
Portanto, não se pode priorizar tarefas sem priorizar critérios. Então, o que é mais importante neste processo?
- tempo de execução?
- custo de execução?
- qualidade do produto final?
Se a sua escolha (ou a escolha da política da empresa em que trabalha), por exemplo, for QUALIDADE DO PRODUTO FINAL, flexibilizamos o tempo e o custo.


QUALIDADE NA ORGANIZAÇÃO
Para iniciar seu “Plano de Organização”, é importante que o profissional tenha consciência de que vão acontecer dois movimentos, que podem ocorrer separada ou simultaneamente, dependendo da sua história de vida: um movimento externo e um movimento interno.
Por ser mais concreto, a maioria das pessoas, profissionais e empresas começam pelo movimento externo. A curto prazo, ele é mais visível, além de poder ser exercitado com o suporte de várias ferramentas:
- organização de espaços;
- organização de mesas;
- organização de arquivos;
- organização de agendas;
- organização de quadros de projetos e metas;
- organização de métodos de trabalho.
O movimento interno, às vezes, é protelado, adiado ou até nem considerado, mas esse movimento interno é determinante para que o processo aconteça, sem atalhos, desvios ou rupturas. É a atitude, a opção em escolher organização, que é um processo de mudança (como o desenvolvimento de disciplina, autoconfiança, autoestima, marketing pessoal e profissional, etc.).
Uma das palavras de ordem do mercado de trabalho e do mundo globalizado é velocidade. Para atingi-la, um dos caminhos utilizados é o da organização.
Qualidade é também um imperativo no momento atual. Pesquisas de consultores de qualidade informam que um dos itens que mais reprovam as empresas no processo de certificação é a dificuldade de levantar dados, acessar informações, comprovar processos: tudo devido à falta de organização.
O profissional secretário é vital no processo de organização e na implantação dessa cultura na empresa. Isto se dá a partir da sua auto-organização e da sua área de atuação. Novamente, constatamos a relação do conhecimento do todo para poder fazer a parte.
Em resumo, a organização é um processo de mudança gradativa. Tal processo envolve habilidades, métodos, ferramentas e disciplina, é um caminho de aprendizagem permanente, no terreno das conexões internas e externas. É uma janela que todos precisam saber abrir e fechar, com a agilidade que o mundo dos negócios impõe.
SERVIÇO DE PLANEJAMENTO

Serviço de Planejamento é encarregado de dirigir a ação. O papel do Serviço de Planejamento consiste em:
- prever: as dificuldades que se apresentarão à aplicação do plano de trabalho;
- organizar: preparar o pessoal e o material em tempo oportuno.
- comandar: desencadear as intervenções das diferentes engrenagens da empresa, das oficinas, das seções de produção.
- coordenar e harmonizar os esforços de todos para aumentar a produtividade do pessoal e dos meios de produção.
- controlar, de modo permanente, o andamento do trabalho e a utilização dos materiais.
Os meios empregados em planejamento colocam em evidência as razões pelas quais a quantidade de trabalho executada é inferior à prevista pelo plano fixado pela Diretoria. Da apreciação das causas e efeitos, assim como de sua relação com o tempo, deduzem-se ensinamentos úteis para o futuro:
- para evitar as paradas por falta de máquinas, materiais, dispositivos, ferramentas e pessoal;
- para evitar os atrasos de funcionamento ou realização;
- para reduzir os estoques;
- para reduzir as movimentações;
- para respeitar os prazos.



BIBLIOGRAFIA

HEMÉRITAS, A. B. Organização e Normas. São Paulo: Atlas, 1995.
NEIVA, E. G; D’ELIA, M. E. S. As novas competências do profissional de secretariado. São Paulo: IOB, 2009.
Revista Secretária Executiva. Planejamento e Organização. Ed. Quantum, março/2000, n. 53,